帶您一起瞭解甚麼是虛擬辦公室(Virtual Office)
如何操作可以降低創建公司成本? 借址登記又需要注意哪些事項呢?
受大環境影響,近年來工作型態越來越多元化,衍生紛紛創業潮,但創業的第一步就是需要找一個地址作為公司登記使用,很多人第一選項是自家地址,但這樣會造成房屋與地價稅增高等問題產生,因此商務中心提出了100%合法絕無虛設行號的行為,誕生了「虛擬辦公室(Virtual Office)」服務,來解決這些問題,又稱借址登記、借址營登、公司營業登記、工商登記、稅籍登記、設址營登、行動辦公室、商業地址服務。
商務中心提供地址給企業們,讓企業可藉此成立公司。幫企業與創業者,或無需實體辦公室的遠端工作者們,在找不到地址登記的窘境時實現成立公司的目地。
虛擬辦公室提供的服務
如有實體辦公需求還能租借會議室、辦公場地、稅務法務咨詢、後勤支援等加值服務
虛擬辦公室的優點
提升企業形象
公司借址登記於商業黃金地段,並且有一定規模的建築有氣派的門面、會議室,做生意少不了體面,更有利於提升公司專業形象和可信度,對外界展示出企業的正式及穩定性,讓客戶留下專業印象,增加客戶好感取得認可
全方位的後勤支援
提供郵件和包裹的收發、接待、秘書或其他加值商務服務等,還有專業會議室場地其他辦公室租用優惠等,使企業運營更為順暢,給客戶留下良好的印象
有效隱私保護
企業主使用商業地址,可以避免在文件及網站上使用到個人住家地址,從而保護個人隱私
降低公司或創業成本
省下一筆籠大的租金,租實體辦公室需花一筆錢支付水電費、裝潢、設備等,先以虛擬辦公室創業,能幫助企業減少創業初期的成本,而且,公司登記選址非選擇「自宅」或「親友家」,做商業地址登記,借址費用可抵扣營業稅,又降低一筆成本,就能把錢用在更需要的地方
支持業務擴展與合法性
商業活動需要企業擁有一個官方的營利地址,商務中心該地址是營業用地,你無需擔心被政府冠上虛設行號,營業地址登記不實之風險。虛擬辦公室可以滿足這些要求,對比租賃一個實體辦公空間,虛擬辦公室有更大的靈活性和成本效益。企業可以根據需求,選擇調整服務範圍,無需受長期租約的束縛,對進入新市場的企業來說,提供了成本效益高的方法來成立公司,無需投資實體辦公空間
提高工作效率靈活辦公
公司透過虛擬辦公室方式營運,國外人才也能幫助你的業務發展,員工不需親臨公司。而當不再需要虛擬辦公室時,無任何繁瑣的程序就能取消。上班的地點與時間也不會受到限制,都很彈性,沒有一定要在哪裡上班,減緩通勤時間,有助於獲得更高的辦公體驗,擁有更多時間計劃公司目標、專注於人際互動、拜訪客戶等,提升工作效率與公司整體效益
提供公司營業項目
負責人姓名|身分證|公司預查表
公司統編|公司抬頭
國稅局送審
商務中心會協助您把這些資料送交國稅局進行審核。
簽訂合約
國稅局審核通過,即可與商務中心正式簽訂虛擬辦公室合約
不建議用自家地址作公司登記的原因
向親友租借
可能沒人處理收發信,因此被視為「虛設行號」,且產生稅賦必然落到己身。還有人情債難還
自用宅或租屋
最大問題是稅收,水電費、地價、房屋、增值稅都會漲價,如是租屋,可能會面對房東隨時變卦的問題
隱私安全問題
自家地址作為公司登記地址,意味住址資訊會被公開,破壞私人隱私。若有爭議,會對同居成員造成困擾甚至威脅
損害企業形象
對客戶和供應商有不夠正式不夠專業的印象,隨著業務成長,自宅恐不足已有更大空間和設施
不合法的虛擬辦公室地點
創業者需要審視自己註冊的公司是什麼樣的性質,除了需要持有有效的牌照之外,避免觸犯法例,創業者需提前查詢該處的詳細資料:
未註銷的公司
若地址曾被註冊,但公司尚未註銷,也不可使用此地址作為商務中心註冊地址
設立虛擬辦公室借址營登被拒絕的原因
國稅局不核准虛擬辦公室設立在商務中心/共享辦公室的可能原因
免用統一發票行號
對於申請免用統一發票的行號和公司,國稅局一般不允許借址登記在商務中心(營業額低於20萬元可申請免用統一發票)
特殊行業
特許行業只依公司法第17條第1巷/商業登記法第5條第1項,經政府許可才能請公司或商業登記行業,如小客車租賃、殯葬、觀光旅館等,特許行業有不同規定,不符合單純借址登記條件
進出口貿易
國稅局審核進出口貿易通常不會允許設立虛擬辦公室。出口商若借址登記在商務中心/共享辦公室會有無法退稅的情況,除非同時承租實體辦公室;進口商則因無實體倉儲空間會在借址登記審核時被認為不合理被拒絕
營業稅申報掛零
如營業稅留抵金額過大,或營業稅申報為0,國稅局會質疑公司狀況為沒在營業,而被判斷沒有借址登記的必要