場地租借有什麼注意事項？替公司找到適合舉辦活動的場地

辦活動看似簡單，但是其實也是一門學問，需要透過經驗累積，如何讓賓主盡興，如何挑選對的場地，如何順暢舉行活動，如何做好每一個細節，這都與事前的籌劃與管理環環相扣，一起來看看有哪些注意事項是必須重視的吧！

內容說明

想舉辦一場成功活動或會議，首先就是要選對適合的場地空間，

符合最終的需求，達到舉辦的終極目的，提升辦活動的效率，其中有兩大要素需要注意：

一、主辦方會需要擬定的事項

預期目的

預算成本

舉辦時間

活動類型

規模大小

邀請人數

策畫籌辦

人手支援

二、場地提供者能供應的服務

活動地點

租賃條款

硬體設備

裝潢佈置

場地條件

服務內容

客製安排

周邊交通

以上內容在場地提供者的網站都可以先搜尋到相關資訊，可以依照內容在與對方服務團隊進行確認與協商，並且當下就能預約場勘參觀的日程，可以節省很多籌備活動的時間及人力！

貴司舉辦這場活動是想要達到甚麼樣的目的，可以收獲哪些成效，公司內部要先討論，進行活動之前需要考慮的條件有甚麼，而以下的行前確認建議，是希望可以幫助想要舉活動的企業，加深瞭解自己的需求有哪些，讓活動舉辦的圓滿!

1. 確認活動場地需求

1-1. 確認活動的類型

1-2. 預估參加總人數

1-3. 舉辦的日期時間

1-1. 確認活動的類型

要舉辦的活動是甚麼樣的性質，期望可達到的目的與目標是甚麼，要辦多大規模的活動等，舉辦活動的類型，例如有：商務會議、股東會、公關活動、教育訓練、課程、講座、研討會、記者會、說明會、發表會等規模都不相同，與會人數也不同，場地大小與設備配置也會有所不同，而究竟需要多大的場地才夠，這就是需要取決於前面提到的活動類型到底是甚麼性質，確認之後才能挑選到適合的場地空間。

1-2. 預估參加總人數

依照舉辦的活動類型，以活動最終目標為出發點，公司期望舉辦一場活動能達到甚麼樣的效果，才能明確規劃出邀請活動的受眾是哪一群人，需要邀請多少人，這會影響挑選場地空間種類及規模大小。

1-3. 舉辦的日期時間

舉辦一場活動選擇適合的時間，像是大型場地可能需要半年前就先預定，而像假日場地又比平日的計價高，時段跟日期也有分淡季、旺季，這都會影響到租賃費用，最基礎的場地也需要在舉辦活動的兩周前就先預訂較為保險，才不會發生活動時間將近卻還沒訂到場地的問題，另外也可以規劃時就安排兩手時段，計畫A、計畫B用不同日期時間，可以比較彈性，能爭取預定到適合的時間跟適合的場地。

2. 場地位置

2-1. 交通便利性

2-2. 周邊設施

2-1. 交通便利性

舉辦活動的地點要考慮便利程度及地理優勢，地理優勢像是：附近有很多停車場、大樓氣派宏偉有泊車專員、周邊交通發達等；便利程度像是：地址是否容易尋找，活動地點離車站、公車站、捷運站距離的遠近，以步行來說距離要有一個合理的計算，是否方便活動參與者抵達會場等，以上這些都會影響賓客抵達會場的時間，降低抱怨程度增加便利性，讓活動順暢依時程舉行。

2-2. 周邊設施

舉辦活動首先要了解租賃地點的周邊與交通，像是交通路線、周邊設施以及大樓內部設施，都需要在活動前加以確認，因為活動受眾很可能涵蓋不同年齡層、不同身分或有可能是身體障礙者，需要盡量顧及不同賓客，並提供適當的需求協助入場，還有許多參加活動的來賓若為自駕前往，則周邊是否有停車場等，這些細節是非常必要需一併納入規劃去確認。

3. 場地設備

3-1. 設備需求

3-2. 場地布置靈活性

3-1. 設備需求

確認場地提供的基本設備，是否符合舉辦活動所需的條件，例如：投影設備、麥克風、音效設備、網路設備、桌椅燈光、洗手間、停車場等，場勘時就能測試硬體設備是否順暢，燈光是否足夠，設備狀況是否良好，網路是否通暢，或客製化服務編排及提供哪些額外的服務，就算場地提供者告知狀況良好，也需要在場地勘查的時親自測試，確保活動進行中不會出現問題。

3-2. 場地布置靈活性

確認好舉辦這活動需不需要提前佈場，有沒有物品需要提前一天就寄放在會場，這需要事先與場地方協調，一般來說都有給予進場撤場的時間，但還是需要確認清楚，能夠提早多久前進行佈置，撤場時也需要注意避免超時超支，還有需要確認桌椅是否需要做客製化的佈局擺放，有沒有活動海報或指示牌，編排於會場外，引導來賓能順利找到對的活動場地，以及是否需要再額外借用設備或人手的支援等安排。

4. 預算範圍

4-1. 費用

4-2. 額外費用

4-1. 費用

首先要確認公司籌劃本次活動的成本預算會是多少，這是挑選場地會先決考慮的條件，基本要素就是成本問題，辦一場活動公司願意投入多少資源，加上需要預估活動參與的人數、活動時長，再來挑選出適合的場地規模及大小，以上將成為評估場地租賃費用的篩選條件之一，一般來商務中心場地收費方式有兩種，一種是小時計價，一種是時段計價，其中也要注意有沒有最低使用時數的限制，是否有超時收費，或額外服務的計費。

4-2. 額外費用

舉辦某些活動類型時，不外乎有飲食的需求，像是便當、外燴、飲料、點心、茶點等，都可向場地方詢問是否有供餐服務，或是代訂餐點服務，而產生出的垃圾，是否會酌收清潔費用，另外若有需要臨時使用設備需求，是否要額外租借，以及若使用場地超過本來預定的時間，超時的費用又是如何計算，若有預期活動會有超過租借時間的狀況發生，那額外加收超時費用如何計算，跟場地方確認好，若需再臨時追加租借時間，應該何時提出，以免影響後續其他租借的客人，而被場地方列入黑名單得不償失，但主要還是需要做好活動的時間控場，避免有超時狀況而徒增成本。

5. 評估活動場地

5-1. 場地勘查
5-2. 支援人力確認

5-1. 場地勘查

舉辦一場活動一定要有實地勘查的觀念，親自前往場勘可以了解現場的地理與週邊環境，交通便利性，順帶測試設備狀況，感受會場實際的光線是否充足、動線是否良好、是否乾淨整潔、空間是否足夠、佈局擺放能否舒適等，就能評估該場地有沒有符合活動需求，此外熟悉場地與周邊環境還能避免意外或突發狀況的發生，讓活動舉辦的圓滿順利。

5-2. 支援人力確認

籌畫活動必須做好團隊工作分配，依照籌畫內容有哪些項目，預估需要多少人手，這場活動有無贊助商、主持人或演講者，舉辦活動實際到場的人員又需要有多少人，這都會影響挑選活動場地的大小規模，要想舉辦一場好的活動，團隊中的每個人都要清楚地知道職責所在，若當下發生狀況要如何應變，還有如何協助賓客，使整場活動順利進行。

6. 結論

不論企業舉辦哪一種活動，都少不了周詳的規劃，討論出合理的預算，負責籌辦活動的團隊就很重要，透過規劃可以設計出有條理又分配良好的規劃表，依照排程階段執行，達到符合公司預期效益，負責的團隊要掌握所有流程、細節及管理，將無數的細節做好，良好的協調調度及管理團隊，讓每個人都能清楚職掌責任範圍，企劃活動需要經驗的累積，不斷精進調整，事先規劃、事先協商、事先編制都是必要的，這也是如何把活動辦好、辦圓滿的成功關鍵。